Hogyan lehet az e-maileket megszervezni

A "Tisztítás örökre" a Jürgen Kurz 1965-ben született mottója. Tanácsot ad a vállalatoknak a „tisztítás” témakörében. Könyveket is ír a témáról. Az új "megtisztítva örökre - akár digitális", Gabal-Verlag, 128 oldal, 19,90 euró.

Mr. Kurz, hány e-mail van a postafiókjában? Jürgen Kurz: Olyan kevés, hogy egy pillantással meg tudom fogni őket. Komolyan, az e-mailek forradalmasították és optimalizálták a kommunikációt sok évvel ezelőtt. De most időzített és motiváló ragadozóvá váltak. Nem maga az e-mail, hanem az e-mailek hatékony kezelése. Gyakran a beérkezett üzenetek visszaélnek a teendők listáján.

Hogyan orvosolja ezt?

A kézzelfogható dokumentumok szervezéséhez hasonlóan néhány trükk segít abban, hogy újra bejusson a beérkező levelek közé. Ha a feldolgozás helyett csak egy e-mailt észlel, akkor a beérkezett üzenetekben marad. Az eredmény: A beérkezett üzenetek? A beérkezett üzenetek utólagos megnézése, amely már megnyitott, de még nem feldolgozott, stresszt okozhat. A feldolgozás olyan stratégia, amely folyamatosan tartja a postafiókot vékonynak vagy üresnek. A feldolgozásnak öt lépése van: törlés, továbbítás, archiválás, szerkesztés vagy ütemezés. Ha minden egyes e-mailt egy lépéssel folytat, áttekintést kap, és hűvös fejet tart.

Van mód az e-mailek előzetes rendezésére?

Igen. A legtöbb program rendelkezik Szabály varázslóval. Így lehet például Hagyja, hogy a hírlevél külön mappába kerüljön. Ez egy kicsit csökkenti a beérkezett üzenetek tömegét, és csökkenti a feszültséget. Mert, mint egy ingyenes íróasztal, a tiszta postafiók jó érzést ad. Ha számos hírlevelet küldött Önnek, vagy részt vesz a vitafórumokon, akkor a legjobb, ha egy második e-mail címet hoz létre. A gmx.de vagy web.de alatt ezt ingyenesen teheti meg. A fő címét ezután megőrzik a gyakran létrejövő hirdetési e-mailek.

Melyik helyzetek jellemzően különösen nagy hatással vannak ránk?

Gyakran ez az ünnepek utáni nap. Segít megegyezni egy kollégával, mielőtt átmegy a postafiókon keresztül, hogy már van egy struktúránk, amikor visszatérünk. Vagy adjon magának egy napot, amikor csak a postaládát szerkeszti, és egy nappal később értesíti az üzleti partnereket. Így lassan visszatérhet, és áttekintést kaphat a feladatokról.

És a mindennapi életben?

Az e-mailek a stressz forrása a mindennapi életben. Folyamatosan ellenőriztük a bejáratot, vagy egy sípoló hangot veszít. Az audio- és vizuális e-mail vételi jelek letiltása a nyomást leállítja, és segít abban, hogy folyamatosan megszakítsuk. Ez vonatkozik a mobil eszközökre, táblagépekre és okostelefonokra is. Hasznos az is, ha naponta többször blokkoljuk az e-maileket. Ily módon az időrések be vannak állítva, amelyekben az e-maileket az öt lépés egyike után lehet szerkeszteni. Egyébként: Ha e-mailt küld, általában új e-maileket kap. Az új levelek azonban új zavaró tényezőket jelentenek. Állítsa be a programot, hogy csak új e-maileket vegyen fel, ha valóban akar. Tehát zavartalanul dolgozhat, és jobban koncentrálhat az aktuális feladatra. Ezenkívül teljesen kiürítheti a bejövő postafiókot anélkül, hogy veszélybe kerülne, hogy az új leveleket zavarja. A proaktív munka felszabadítja az erőket - aki csak reagál, a legrosszabb esetben beteg lesz.

Melyik kihívást jelent a laptop és az együttműködés? Természetesen strukturálatlan fájlok. Nem számít, hogy kis csapat vagy nagy osztály? Keresse meg az értékes időt. A nyilvántartási struktúrák idővel számos vállalatban fejlődtek, és tovább növekedtek. Mindenki tárolja a dokumentumokat a legjobb tudásuk és meggyőződésük szerint, ahol ez a leg logikusabbnak tűnik. De az, amit az egyik alkalmazott gondol, logikus, a következőnek nem kell hosszú ideig megértenie vagy értelme. Az évek során ez az ismétlődő nyilvántartási rendszereket és almappákat eredményezi, amelyek több kérdést vetnek fel, mint a segítség. Az adat káosz előre programozott. Nem titok, hogy a dokumentumokat szépen meg kell nevezni. A freestyle tehát egységes struktúrát használ, hogy rögzítse a játék szabályait, és engedelmeskedjen nekik.

Könnyű hangok ...

De ez nem. Az elmélet és a gyakorlat két különböző világ. Tavaly a lipcsei AKAD Hochschule-vel együttműködve tanulmányt végeztünk a munka hatékonyságáról. A kommunikációs eszközök mindennapi munkájára gyakorolt hatása és hatása mellett figyelmet fordítottunk a rend és a termelékenység kombinációjára is. Tanulmányunk eredménye egyértelműen megmutatta, hogy közvetlenül kapcsolódnak egymáshoz. Nem számít, hogy a beérkezett mappákról vagy a digitális dokumentumokról van-e szó.